【町田市の税理士が解説】電子帳簿保存法の「電子取引データ保存」に関する基礎知識(2024年完全義務化)

1. はじめに：電子帳簿保存法とは？

(1).法律の概要と目的

電子帳簿保存法（電帳法）とは、正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、法人税や所得税といった国税関係の帳簿や書類を、紙ではなく電子データで保存する際のルールを定めた法律です。

この法律の根底にある目的は、情報化社会への対応として、納税者の書類保存にかかる負担を軽減し、業務効率を向上させること、そして電子データの適正な保存を通じて国税の納税義務の履行を確保することにあります。

電帳法には、主に3つの保存区分があります。

1. 電子帳簿等保存（任意）
   自社でPCや会計ソフトを使って作成した帳簿や書類（総勘定元帳、自社発行の請求書の控えなど）を電子的に保存すること。
2. スキャナ保存（任意）
   紙で受け取った書類（取引先の請求書やレシートなど）をスキャンして電子的に保存すること。
3. 電子取引データ保存（義務）
   電子的に授受した取引情報をデータのまま保存すること。

このうち、対応が義務化されているのは「電子取引データ保存」のみです。

(2).この法律の対象者

電子取引データの保存義務化は、所得税および法人税の保存義務者であるすべての事業者が対象となります。

具体的には、法人、個人事業主を問わず、国税関係帳簿書類の保存をしなければならないほぼすべての事業者が対応しなくてはなりません。

また、副業(雑所得)で収入を得ている個人の方も対象となる場合があります。前々年の業務に係る収入金額が300万円を超える場合、電子取引に該当する現金預金取引等関係書類について電子保存が必要となります（この判定は所得ではなく収入金額で行う点に注意が必要です）。

参照：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問90

(3).2024年1月1日以降に義務化されたポイント

電子取引のデータ保存については、2022年1月1日の法改正で義務化されましたが、多くの事業者の事務負担を考慮し、2023年12月31日までの宥恕（ゆうじょ）期間が設けられていました。

しかし、2024年1月1日以降は、この宥恕期間が終了し、電子取引でやり取りした請求書や領収書などの書類をデータ保存をすることなく、紙だけで保存することができなくなっています。

• 最も重要な変更点
  電子データで受け取ったり交付したりした取引情報は、必ず「元の電子データそのもの」の形で保存しなければなりません。

2. 電子取引とは何か？

(1).電子取引の定義（電子メール・クラウド・EDIなど）

電子帳簿保存法における電子取引とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引のことを指します。

ここでいう取引情報とは、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、請求書などに通常記載される事項をいいます。

具体的にどのような取引が電子取引に該当するのでしょうか。日常業務で発生する代表的な例は以下の通りです。

手段	具体的な取引の例
電子メール	PDF形式の請求書や領収書が添付されたメール。または、メール本文に取引内容（取引年月日、金額など）が記載されているメール。
クラウドサービス	クラウド請求書サービス（Misocaなど）や証憑管理サービスを通じて授受した請求書。
Webサイト/ECサイト	Amazonや楽天などのインターネット通販で、マイページからダウンロードした領収書や購入明細。
インターネットバンキング	インターネットバンキングを利用した振込等（振込年月日、金額、振込先名が記載されたデータ）。金融機関のオンライン上の通帳や入出金明細も、随時確認可能であれば保存が認められます。
その他	EDI（電子データ交換）システムを介した取引、スマートフォンアプリによる決済データ、ペーパーレスFAX機能を持つ複合機を利用した取引、USBメモリなどの記録媒体を介して受領した見積書。

従業員が会社の経費を立て替えた際に、支払先から電子データで領収書を受領する行為も、会社としての電子取引に該当します。

(2).紙保存との違いと法的な位置づけ

電子取引において、最も重要な法的な位置づけは、電子データそのものが「原本」であるという点です。

• 電子取引データ
  電子データのまま保存が義務。紙に印刷して電子データを破棄することはできません。
• 紙で受け取った書類
  紙のまま保存してOK。任意でスキャンして電子化することも可能（この場合はスキャナ保存の要件を満たす必要があります）。

2024年1月1日以降、電子取引における「紙保存」は廃止されました。これは、紙の書類と電子データの同一性・正当性を証明するのが困難であること、そして税務手続きの電子化を推進する必要があるためです。

3. 電子取引の保存要件（2024年1月1日以降義務化されたポイント）

電子取引データを保存する際には、データの「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。

(1).真実性の確保（タイムスタンプ・改ざん防止）

真実性の確保とは、保存された電子データが、その後に改ざんされていないこと（データの完全性）を証明するための措置です。下記のいずれか一つの要件を満たせばOKです。

要件	概要	実務上の選択肢
① タイムスタンプ	タイムスタンプを付与した後で、取引情報（データ）を授受する。	相手先がタイムスタンプを付与した状態でデータを受け取る。
② 受領後のタイムスタンプ	取引情報の授受後、速やかに（または業務処理期間を経過後、速やかに）タイムスタンプを付与する。	最長で2ヶ月とおおむね7営業日以内にタイムスタンプを付与する運用が認められています。
③ システムの利用	データの訂正や削除の履歴が残るシステム、または訂正や削除ができないシステムを利用して授受および保存を行う。	電子帳簿保存法対応のクラウドサービスや証憑管理システムなどを利用します。
④ 事務処理規程の策定	正当な理由のない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿って運用する。	中小企業や個人事業主にとって最も低コストで現実的な方法です。国税庁のウェブサイトでサンプルが公開されています。

参照：電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）
参照：電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業者の例）

(2).可視性の確保（検索機能・整然とした保存）

可視性の確保とは、保存された電子データを、必要な時にいつでも確認できるように管理することです。下記の要件をすべて満たす必要があります。

1. 見読可能装置の備え付け
   保存場所に、パソコン（電子計算機）、ディスプレイ、プリンター、およびこれらの操作マニュアルを備え付け、画面や書式に整然とした形式および明瞭な状態ですみやかに出力できるようにしておくこと。
2. 電子計算機処理システムの概要書の備え付け
   自社開発のシステムを利用している場合などに必要です。
3. 検索機能の確保
   必要なときにデータを検索できる機能を確保すること。

検索機能の具体的な要件と緩和措置

検索機能の要件は原則として以下の3点ですが、特に中小企業向けに大幅な緩和措置があります。

要件	検索の必須項目	緩和される条件
1. 基本検索	取引年月日、取引金額、取引先の3項目で検索できること。	–
2. 範囲指定検索	日付または金額の範囲指定で検索できること。	税務職員のダウンロードの求めに応じられる場合、この要件は不要。
3. 複合検索	2つ以上の任意の検索項目を組み合わせて検索できること。	税務職員のダウンロードの求めに応じられる場合、この要件は不要。

参照：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問45　問48　問51

(3).保存方法の選択肢（システム保存・スキャン保存・PDF保存）

電子取引データは、ハードディスク、DVD、クラウドサービスなど、さまざまな場所に保存できます。

• システム保存（推奨）
  電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスや文書管理システムを利用する方法です。システムによっては、タイムスタンプ付与機能や検索機能、訂正削除履歴の管理機能などを標準で備えており、法要件のクリアが最も確実で効率的です。JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けているシステムは、要件を満たしている証拠となります。
• ファイル名・索引簿による保存
  システムを導入しない場合、ファイル名を「取引年月日_取引先_金額」といった規則性のある形式に統一する、またはExcelなどで索引簿を作成して管理することで、検索要件を満たすことが可能です。
• PDF/Excelデータの扱い
  電子取引データは、元の形式（XML、PDF、Excel、Wordなど）に関わらず保存が必要ですが、ExcelやWordで受領したデータをPDFに変換して保存することや、パスワードを解除してから保存することは、取引内容が変更されるおそれがなければ合理的な編集として認められます。また、Webサイトの取引情報でダウンロードができない場合など、やむを得ない場合に限りスクリーンショットを保存する方法も認められています。

4. 実務対応のステップ

猶予期間が終了し、完全義務化された今、迅速かつ着実に対応を進めるための具体的なステップをご紹介します。

STEP① 現状の取引形態の棚卸

まずは、自社または自分が、どのような手段で取引情報の授受を行っているか、電子取引の範囲をすべて洗い出すことから始めます。

経理部門だけでなく、営業、購買、総務など、全従業員が関わる取引をチェックリスト化しましょう。特に見落としがちなのが、ECサイトからのダウンロード領収書、インターネットバンキングの明細、従業員の立替経費（アプリ決済やICカードのデータなど）です。

STEP② 保存対象の整理（請求書・領収書・契約書など）

電子取引の対象となる書類は、紙でやり取りした場合に保存が必要な書類（注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、請求書など）に相当するデータです。

これらの書類について、法人は原則として7年間（欠損金の繰越控除を受ける場合は10年間）、個人事業主は帳簿や書類の種類に応じて5年間または7年間の保存が必要です。

STEP③ 保存方法の選定と社内ルール整備

洗い出した電子取引データについて、真実性の確保と可視性の確保をどのように実現するか方法を選びます。

• 真実性（改ざん防止）： コストを抑えるなら「事務処理規程」の策定・運用が最も現実的です。
• 可視性（検索性）： 検索要件を満たすため、ファイル名の統一ルールを定め、フォルダ階層（年度別、月別、取引先別など）を整理します。

STEP④ システム導入・運用設計

選定した保存方法に基づき、システム導入や運用フローの設計を行います。

システムを導入する場合（クラウドサービスなど）は、電子取引のデータ保存の要件を満たすシステムを選び、経理業務に関するフローを見直し、社内外の関係者に情報を早期に共有することが重要です。

特に、システムの導入は、単なる法令遵守だけでなく、データの自動読み取りや管理業務の効率化に直結します。

5. よくある誤解と注意点

(1).保存形式は？「PDF保存すればOK」は本当か？

これは大きな誤解です。電子取引データをPDFファイルとして保存することは一般的に広く認められていますが、単にPDFとして保存しただけでは、電帳法の要件を満たしたことにはなりません。

PDF保存が認められるための条件としては、先述の通り、下記の要件を満たす必要があります。

1. 真実性の確保（改ざん防止）： PDFファイルを保存する際に、タイムスタンプを付与するか、訂正削除防止規程に従うなどの措置が必要です。
2. 可視性の確保（検索性）： 保存したPDFが、「取引年月日、取引金額、取引先」で検索できる状態になければなりません。

(2).メール添付ファイルの保存はどうする？

メールで取引情報（請求書、領収書など）の添付ファイルを受領した場合、その添付ファイル自体を電子データのまま保存します。

具体的な対応方法：

• 添付ファイルを保存
  PDFやExcelなどの添付ファイルは、命名規則に従ってファイル名を変更し、所定の場所に保存します。
• メール本文に記載がある場合
  添付ファイルがなく、メール本文に取引情報が記載されている場合は、当該電子メール自体を保存する必要があります。このメールをPDFなどにエクスポート・変換して保存することも可能です。
• 検索機能がない場合
  自社のメールシステムが検索機能を備えていない場合でも、メールの内容をPDF等にエクスポート・変換し、検索機能等を備えた上で保存する方法が認められます。

(3).電子契約との違いと連携

電子契約とは、契約書などの書類を電子データとして授受する行為であり、当然ながら電子取引に該当します。

電子契約で作成・締結したデータも、通常の電子取引データと同様に、真実性の確保と可視性の確保の要件を満たして保存しなければなりません。契約書は重要書類であるため、法人の場合は欠損金との関係により最長10年間の保存義務がある点に留意が必要です。

6. 罰則・税務調査への影響

(1).保存不備による青色申告取消リスク、その他罰則

電子取引データの保存義務に違反した場合、単なる事務手続きのミスでは済まない、重大な罰則リスクが存在します。

(1). 保存不備による青色申告取消リスク、その他罰則

罰則の種類	概要	リスクの程度
青色申告の承認取り消し	帳簿書類の保存要件に従っていない場合、青色申告の承認が取り消される可能性があります。取消されると、青色申告特別控除（最大65万円）や欠損金の繰越控除などの税制上の優遇措置が受けられなくなります。	ただし、電子データの一部保存不備のみで直ちに取消されるわけではなく、取引が正しく記帳され、申告内容が確認できる場合は、特段の事由がない限りすぐに取消されることはないとされています。
重加算税の加重措置	電子データの改ざんや隠蔽（売上除外や経費水増しなど）が判明した場合、本来の重加算税（35%または40%）に加えて、10%が加重されます。	これは、悪質な意図が認定された場合に適用される最も重いペナルティです。
会社法による過料	法人の場合、帳簿書類を適切に作成・保存しなかったとして、会社法に基づき100万円以下の過料が科される可能性があります。	税法違反と同時に、会社の保存義務違反として問われる可能性があります。

(2).税務調査でのチェックポイント

税務調査が入った際、電子帳簿保存法への対応は厳しくチェックされます。

• 電子データの提示・提出の可否
  税務職員から電子取引データのダウンロードの求めや、そのデータを印刷した書面の提示・提出の求めがあった際に、すぐに応じられる状態か。
• 検索要件の充足
  「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できるか。
• 真実性の確保の証拠
  タイムスタンプの記録、または事務処理規程の備え付けと運用実態が確認されます。規程があるだけでなく、それが現場で遵守されているかが重要です。

猶予措置を受けている事業者であっても、税務調査時に電子データと、そのデータを出力した書面の両方を提示・提出できる状態にしておくことは必須です。

参照：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問83

7. 中小企業・個人事業主の対応事例

中小企業や個人事業主は、高額なシステムを導入せずとも、工夫次第で法令遵守が可能です。

(1).実際の対応フロー

最もコストを抑え、かつ法要件を満たす現実的な対応フローは、「事務処理規程＋ファイル名規則化」による方法です。

1. 電子取引の洗い出しと規程の策定
   電子取引の範囲を特定し、国税庁のサンプルを参考に「事務処理規程」を策定し、社内（または自分自身）に周知徹底します。
2. ファイル名統一ルールの徹底
   受領した電子データ（PDFなど）は、ダウンロード後、直ちに「取引年月日_取引先名_金額_書類種別.pdf」の形式にリネームします。
3. 専用フォルダへの保存
   クラウドストレージや共有ドライブに専用フォルダ（例：/電子取引データ/2024年/10月/A社）を作成し、リネームしたファイルを保存します。

この方法なら、PCのOS標準の検索機能やファイル管理機能を利用することで、検索要件の多くをカバーできます。

(2).コストを抑えた運用例

年間売上高5,000万円以下の事業者は、検索要件が全て免除されるという、最大の恩恵を受けられます。

• 検索不要のメリット
  ファイル名をいちいち「日付_金額_取引先」に変える必要がなくなります。
• 最低限必要なこと
  ただし、税務調査時に税務職員のダウンロードの求めに応じること、および電子取引データを印刷した書面を取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理された状態にして提示・提出できることが必要です。検索システムは不要でも、データや書面を無秩序に保存してよいわけではありません。

これにより、低コストながらも法的なリスクを大きく下げることが可能です。

8. まとめ

(1).電子取引対応は「業務効率化」のチャンス

電子帳簿保存法の義務化は、経理業務のデジタル化、すなわちDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する絶好のチャンスです。

紙の保存がなくなれば、印刷代、郵送費、保管スペースといったコストが削減され、データがクラウド上で一元管理されることで、リモートワークの推進や、必要な情報を瞬時に検索できるメリットが生まれます。

紙の事務処理では、請求書処理、仕訳入力、支払処理などが煩雑でミスが起きやすいですが、デジタル化によりこれらの業務が一気通貫で自動化され、生産性向上に繋がります。

(2).インボイス制度・電子インボイスとの連携

2024年からの電子取引義務化は、2023年10月に導入されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）と密接に関連しています。

適格請求書発行事業者は、電子で発行した適格請求書の控えを7年間保存する義務があり、これがまさに電子帳簿保存法の「電子取引データ保存」の要件に従って行われる必要があります。