ミミレイドンボス、おはようございます！
今朝のテーマはなんでしょうか？
新屋賢人今朝は昨日に引き続き電子帳簿保存法関係について、整理しようと思います。
ミミレイドン昨日は2024年から義務化された電子取引データ保存について、整理しましたよね。
新屋賢人電子取引データの保存が義務化されたことを理解すると、
「それなら紙で受け取った書類もスキャンして電子保存すればよいのでは？」と考える経営者様も少なくありません。
ただし、紙で受け取った書類を単にスキャンして保存し、原本を破棄することは認められていません。
電子データのみで保存するためには、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件を満たす必要があります。
本日は、このスキャナ保存制度の基礎について整理していきたいと思います。
1. はじめに
(1).電子帳簿保存法の３区分（電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引）の概要
「電子帳簿保存法」（電帳法）とは、企業が国税関係の帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。
この法律には、大きく分けて3つの保存区分があります。
| 区分 | 名称 | 対象となる書類 | 概要 |
| 区分1 | 電子帳簿等保存 | 会計ソフトなどで作成した帳簿・書類（仕訳帳、総勘定元帳、決算書類など） | 最初から電子的に作成した帳簿や書類を、電子データのまま保存する。 |
| 区分2 | スキャナ保存 | 紙で受領・作成した国税関係書類（請求書、領収書など） | 紙の書類を画像データに変換して保存し、紙の原本を廃棄できるようにする制度。 |
| 区分3 | 電子取引データ保存 | 電子メールやクラウドサービスで受領・発行した取引情報（PDFなど） | 電子的に授受した取引情報を、電子データのまま保存する（2024年1月より完全義務化）。 |
今回詳しく解説するスキャナ保存は、このうち「区分2」にあたり、物理的な紙をデジタル化するための制度です。
ミミレイドン電子取引データ保存については、こちらの記事で解説しております。
【町田市の税理士が解説】電子帳簿保存法の「電子取引データ保存」に関する基礎知識(2024年完全義務化)
(2).なぜスキャナ保存が注目されているのか（ペーパーレス化・業務効率化・法令遵守）
近年、スキャナ保存が急速に注目されている背景には、大きく分けて3つの理由があります。
- ペーパーレス化と保管スペースの削減
スキャナ保存の要件を満たして電子化した書類は、紙の原本を廃棄することが可能になります。これにより、オフィス内の物理的な書類保管スペースを大幅に削減できます。 - 業務効率化とDX推進
電子データとして保存することで、必要な書類を検索機能を使ってすぐに探し出すことができるようになります。AI-OCR機能を搭載したシステムを導入すれば、手入力や印刷・ファイリングといった人手による作業を大幅に削減でき、生産性向上に直結します。 - 法令遵守（コンプライアンス）の促進
2024年1月からは電子取引データ保存が完全義務化されるなど、日本政府はデジタル化・ペーパーレス化を強力に推進しています。スキャナ保存は、企業のDX推進（デジタルトランスフォーメーション）を進める上での重要な基盤となります。
2. スキャナ保存とは
(1).紙で受領・作成した国税関係書類をスキャンして電子データで保存する制度
スキャナ保存制度は、取引先から紙で受領した国税関係書類や、自社が紙で作成した国税関係書類の控えを、スキャナやスマートフォンで読み取って電子データとして保存することを認める制度です。
電子データとして要件を満たして保存すれば、原本を破棄できるため、紙の管理から解放されます。
(2).対象書類：請求書・領収書・契約書など（決算関係書類は除外）
スキャナ保存の対象となるのは、主に取引関係書類です。
• 対象書類の具体例：領収書、請求書、契約書、納品書、見積書、注文書、送り状、預り証、借用証書など。
ただし、電子帳簿保存法には「電子帳簿等保存」という別の区分があり、決算関係書類（貸借対照表や損益計算書など）はそちらの対象となります。また、自社で電子的に作成した帳簿（仕訳帳、総勘定元帳など）もスキャナ保存ではなく電子帳簿等保存の対象です。
3. 保存対象の区分
スキャナ保存の対象となる書類は、その重要度によって「重要書類」と「一般書類」の2つに分類され、それぞれ満たすべき要件に違いがあります。
(1).重要書類：資金や物の流れに直結する書類（請求書・領収書など）
重要書類とは、資金や物の流れに直接関係・連動する書類です。税務上、特に高い真実性が求められます。
• 具体例: 契約書、請求書、領収書、納品書、預金通帳など。
重要書類は、後述する帳簿との相互関連性の確保が必要とされます（令和5年度税制改正により、この要件が必要なのは重要書類に限定されました）。
(2).一般書類：取引に付随する参考的な書類（見積書など）
一般書類とは、資金や物の流れに直結・連動しない書類です。重要書類と比較して、保存要件が一部緩和されています。
• 具体例: 見積書、注文書、検収書、納品書の写しなど。
一般書類は、帳簿との相互関連性の確保が不要です。
4. スキャナ保存の要件
スキャナ保存を行うには、データが改ざんされていないこと（真実性）と、いつでも内容を確認できること（可視性）を確保するための要件を満たす必要があります。
(1).真実性の確保：原本と同一.性を担保（タイムスタンプ付与、訂正削除履歴の確保）
真実性を確保するためには、スキャンされた画像データが原本と同じであることを証明できなければなりません。
- タイムスタンプ付与または代替措置
スキャンした電子データには、タイムスタンプを付与する必要があります。タイムスタンプは、データの存在時刻と、その時刻以降にデータが改ざんされていないことを証明する技術です。 なお、訂正削除履歴が残る（または訂正削除ができない）システムで、入力期間内に入力したことを確認できる時刻証明機能を備えている場合は、タイムスタンプの付与を省略できます。 - 訂正削除履歴の確保
電子化文書に訂正や削除があった場合でも、当初の記録（第1版）の内容を保持し、その履歴を確認できるようにする機能が求められます。
新屋賢人2022年1月の改正により、スキャニング時の受領者の署名（自署）は不要となり、緩和されましたが、電子取引データ保存の真実性の確保に比べると要件ハードルが高い気がしてしまいます。
例えば、使用するタイムスタンプは、規則第２条第６項第２号ロに規定する以下の要件を満たすものに限られています。
① 当該記録事項が変更されていないことについて、当該国税関係書類の保存期間を通じ、当該業務を行う者に対して確認する方法その他の方法により確認することができること。
② 課税期間中の任意の期間を指定し、当該期間内に付したタイムスタンプについて、一括して検証することができること。
(2).可視性の確保：検索機能・解像度要件・カラー保存など
可視性の確保とは、税務調査などで必要となった際に、電子データを容易に確認できる状態にしておくことです。
- 検索機能
電子データは、「取引年月日その他の日付」「取引金額」「取引先」範囲指定検索、任意の2項目以上の組み合わせ検索ができるようにすることが求められます。 ただし、税務職員によるダウンロードの求めに応じられるようにしている場合は、範囲指定検索や2項目以上の組み合わせ検索の要件は不要となります。 OCR機能（特にAI OCR）を搭載したシステムを使えば、この検索要件を満たすために必要な情報を自動で読み取り、手間なく登録できます。 - 解像度要件・カラー保存
スキャン時の要件として、解像度は200dpi以上、原則としてカラー画像での保存が求められます。ただし、一般書類についてはグレースケール（白黒）が認められる場合があります。 また、令和6年1月1日以降のスキャナ保存については、以前必要とされていた「解像度・階調・大きさに関する情報の保存」は不要となりました。 - 見読性
備え付けのディスプレイやプリンタで、記録された電子化文書を、国税関係書類と同程度の明瞭さを確保し、速やかに出力できるようにしておく必要があります。
参照：国税庁 パンフレット(はじめませんか、書類のスキャナ保存)
(3).入力期限：受領から一定期間内にスキャン・タイムスタンプ付与
スキャニングおよびタイムスタンプの付与は、書類を受領または作成した後、次のいずれかの一定期間内に行う必要があります。
- 原則として受領後速やかに（おおむね7営業日以内）に入力する必要があります(早期入力方式)。
- 事務処理の体制が整っていれば、業務処理サイクル（最長2ヵ月）を経た後、概ね7営業日以内に入力・タイムスタンプ付与が可能となる、最長約2ヵ月以内の期間延長が認められています(業務処理サイクル方式)。
もし入力期間を過ぎてしまった場合は、その書類はスキャナ保存の対象外となり、紙のまま保存しなければなりません。
新屋賢人業務処理サイクル方式は、企業において書類を作成または受領してからスキャナ保存するまでの各事務の処理規程を定めている場合のみ採用できます。
5. 手続きと届出
(1).事前承認制度の廃止
電子帳簿保存法における手続きは、2022年1月の改正によって大幅に簡素化されました。
• 税務署長の事前承認制度の廃止
2022年1月1日以降、スキャナ保存を開始する際に必要だった税務署長への事前承認申請は廃止されました。これにより、企業はよりスムーズに電子保存を開始できるようになっています。スキャナ保存を開始した日を明確にしておくことが重要です。
(2).過去分重要書類もスキャナ保存可能になった改正点
スキャナ保存を開始する前に受領・作成した重要書類（過去分重要書類）をスキャナ保存する場合、別途、適用届出書を該当税務署長などに提出する必要があります。これは、過去の書類まで遡って電子化する場合の特別な手続きです。
6. メリット
スキャナ保存を導入することで、企業にもたらされるメリットは計り知れません。
(1).保管スペース削減
要件を満たして電子化した紙の書類は破棄できるため、これまで書類棚を占領していた膨大な紙を物理的に無くすことができます。これにより、オフィススペースの有効活用や、不動産コストの削減につながります。
(2).業務効率化（検索性向上・クラウド活用）
- 検索性向上
電子データ化することで、必要な書類を「取引先名」「日付」「金額」などの情報から瞬時に検索・抽出できるようになります。これにより、紙の書類を探し回る手間や時間が一切不要になります。 - クラウド活用
クラウド型の電子帳簿保存システムを利用すれば、どこからでもデータにアクセス可能になり、テレワークやリモートワークの推進に大きく貢献します。AI機能を搭載したシステム（例：OPTiM 電子帳簿保存）であれば、AIが書類を分類したり、必要な情報を自動で抽出・登録したりしてくれるため、さらに効率化が進みます。
(3).災害リスク軽減
紙の書類は、火災、地震、水害などの災害が発生した場合に、すべて消失してしまうリスクがあります。電子データとしてクラウドなどに保存することで、原本が消失するリスクを大幅に軽減し、事業継続性（BCP）の観点からも強靭な体制を構築できます。
7. デメリット・注意点
導入に際しては、いくつかの注意点やデメリットも把握しておく必要があります。
(1).スキャン漏れや入力期限遅延のリスク
スキャナ保存は、紙の原本が存在するがゆえに、スキャン作業そのものが発生します。この作業を怠ったり、入力期限（速やか、または最長約2ヵ月以内など）を過ぎてしまったりすると、法令違反のリスクや、紙と電子データが混在する非効率な状態を招きます。入力期間を過ぎた場合は、その書類は紙で保存しなければなりません。
(2).システム選定・運用ルール整備の必要性
スキャナ保存の要件（真実性の確保、可視性の確保）を満たすためには、相応の機能を持つスキャナ機器や会計システムの導入が必須となります。特に、スマートフォンで撮影する場合も、要件を満たす解像度（387万画素以上、推奨800万画素以上）などの規定があります。
また、システムを導入するだけでなく、社内での運用ルール（事務処理規程）を明確に整備しなければ、システムを適正に利用し、法令を遵守することは困難です。
(3). 不正発覚時の重加算税の加重措置（最も重要な注意点）
電子帳簿保存法の要件を満たさずに保存している状態で、隠蔽や仮装などの不正行為が発覚した場合、通常の重加算税（35%）に加えて、さらに10%が加重されます（合計45%）。
電子保存によって証拠能力が向上する分、不正に対する罰則も強化されているため、運用にあたっては常に法令遵守を徹底しなければなりません。
ミミレイドン重加算税などの罰則税については、こちらの記事で解説しております。
【町田市の税理士が解説】修正申告でかかる罰則税とは？加算税・延滞税・利子税を徹底解説！
8. 実務対応のステップ
スキャナ保存の導入を成功させるための具体的なステップをご紹介します。
(1).社内規程の整備
導入を始める前に、まずは事務処理規程を整備することが最も重要です。国税庁が公表しているサンプルを参照しつつ、自社の運用に合わせた規定を作成しましょう。
規程には、スキャナ保存の目的や、運用体制（管理責任者の明確化）、利用者の責務（不正利用の禁止、ID管理など）、対象書類の範囲（重要書類/一般書類の定義）、入力時期、スキャニングの手順などを明確に記載します。この規程が、社内での迷いやミスの防止、ノウハウの蓄積につながります。
(2).スキャナ機器・システムの選定
次に、要件を満たす機器とシステムを選定します。
- スキャナ機器
解像度やカラー保存の要件を満たす機器を選びます。 - 電子帳簿保存システム
JIIMA認証（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による認証）を取得しているソフトを選ぶのが確実です。JIIMA認証は、そのソフトが電子帳簿保存法の要件を満たしていることを担保しているため、法令知識に詳しくなくても安心して導入できます。
OCR機能（特にAI-OCR）を搭載したシステムを選ぶと、検索に必要な情報を自動で読み取り、手入力を大幅に削減できます。
(3).運用フロー（受領→スキャン→タイムスタンプ→保存→検索）
具体的な運用フローを確立します。
- 受領・作成
紙の書類を受領または作成します。 - スキャン
要件（解像度200dpi以上、原則カラー、書類の端まで映すなど）を満たす状態でスキャンを実行します。 - タイムスタンプ付与（または代替措置）
入力期限内（最長約2ヵ月以内）にタイムスタンプを付与します。 - 保存・検索
システムにデータを保存し、取引年月日、取引金額、取引先などの検索項目を付加します。 - 原本の廃棄
電子データの保存が完了し、真実性が確保された後、紙の原本を廃棄します。
(4).定期的な監査・チェック体制
システムによってログが自動で管理されるとはいえ、不正やミスを防ぐために、定期的な監査やチェック体制を設けることが望ましいです。事務処理規程に基づき、管理責任者が電子化文書の適正な保存状況を確認するなど、運用の継続性を確保しましょう。
9. まとめ
(1).スキャナ保存は「効率化」と「法令遵守」を両立する制度
電子帳簿保存法のスキャナ保存制度は、単に紙を電子化するだけでなく、「業務効率化」と「法令遵守」という、企業経営における二大重要課題を同時に解決する非常に強力なツールです。
煩雑な紙の管理から解放され、経理業務を劇的にシンプルにすることができます。
(2).中小企業でも導入可能、ただし要件を満たす運用設計が必須
2022年以降の法改正により、事前承認の廃止やタイムスタンプ要件の緩和など、スキャナ保存は中小企業や個人事業主にとっても現実的な選択肢となりました。
しかし、要件（真実性、可視性、入力期限）は厳格に定められています。導入する際は、JIIMA認証を受けたシステムの活用や、社内での運用設計（事務処理規程の作成）を確実に行うことが、成功への鍵となります。
新屋賢人スキャナ保存への対応は、電子取引データ保存の義務化と合わせて、企業のデジタル化（DX）を推進するための重要な一歩です。
紙の書類という物理的な制約から解放され、データを中心としたスムーズな業務フローを確立することで、「守り」の経理から「攻め」の経営へとシフトする基盤を築くことができるでしょう。
もし導入に不安がある場合は、AIを活用した電子帳簿保存システム（例: OPTiM 電子帳簿保存 や invox電子帳簿保存、楽々Document Plusなど）の導入を検討し、顧問税理士のサポートも受けながら、確実にデジタルシフトを進めてください。
スキャナ保存は義務ではなく任意です。システム導入コストもかかりますので、慎重に検討する必要があります。
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