【町田市の税理士が解説】電子帳簿保存法の「電子帳簿等保存」に関する基礎知識

1. はじめに

(1).電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法とは、本来、所得税法や法人税法などの税法で紙での保存が義務付けられていた帳簿や書類について、一定の要件を満たすことで電子データ（電磁的記録）による保存を可能とする法律です。 この法律は、事業者の保存処理にかかる負担を軽減し、事務の効率化を図ることを目的としています。

(2).制度の3区分（電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引）

電子帳簿保存法における電子データ保存は、大きく分けて以下の3つの区分に分かれています。

保存区分	概要	対応の法的性質
① 電子帳簿等保存	自己が最初からコンピューターで作成した帳簿や書類を、データのまま保存する。	任意 （希望者のみ）
② スキャナ保存	紙で受領・作成した書類をスキャナやスマホで読み取り、画像データとして保存する。	任意 （希望者のみ）
③ 電子取引データ保存	メールやクラウド経由で電子的に授受した取引データ（請求書、領収書など）を電子のまま保存する。	義務（原則）

ご覧の通り、今回、取り上げる「電子帳簿等保存」は任意であり、すべての事業者にとって対応が必須ではありません。

2. 電子帳簿等保存とは

(1).定義

電子帳簿等保存とは、企業や個人事業主が自ら一貫して電子計算機（PCなど）を使用して作成した帳簿や国税関係書類を、紙にプリントアウトせずに電子データのまま保存することを認める制度です。

(2).保存対象：仕訳帳、総勘定元帳、決算書類、請求書控えなど

電子帳簿等保存の対象となるのは、以下の「国税関係帳簿」と「国税関係書類」のうち、自社でPCなどを使って作成したものです。

1. 国税関係帳簿：仕訳帳、総勘定元帳、売上帳、仕入帳、現金出納帳、固定資産台帳、その他の補助元帳（売掛帳、買掛帳など）。
2. 国税関係書類：
   ・決算関係書類：貸借対照表（B/S）、損益計算書（P/L）、試算表、棚卸表など。
   ・自己発行の取引関係書類：自社で作成した請求書控え、見積書控、注文書控、納品書控など。

(3).任意制度である点（義務ではなく希望者のみ利用可能）

電子帳簿等保存制度は、事業者の希望に応じて利用できる任意制度です。これは、電子取引データ保存（義務）とは明確に異なる点です。

この制度を利用する場合、紙の帳簿を継続して作成・保存する必要がなくなり、完全なペーパーレス化を進める上での大きな柱となります。

3. 保存要件

電子帳簿等保存を行うためには、保存されたデータが真正性（改ざんされていないこと）と可視性（いつでも見られること）を確保するために、定められた要件を満たす必要があります。

電子帳簿については、要件の厳しさに応じて「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿（最低限の要件を満たす帳簿）」の2種類に区分されています。

ここでは、全ての電子帳簿に共通する基本的な要件と、特に重要な「検索機能」について解説します。

(1).見読可能性：モニターやプリンタで帳簿を容易に確認できること

見読可能性（可視性の確保）とは、保存された電子データを、人間が支障なく閲覧できる状態にすることです。 具体的には、以下の環境を整備することが求められます。

• 電子計算機（PC）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ、およびこれらの操作マニュアルを保存場所に備え付けること。
• 記録事項を、ディスプレイの画面や書面に整然とした形式および明瞭な状態で、速やかに出力（表示）できるようにしておくこと。

これは、税務職員が調査時に内容をすぐに確認できるようにするための必須要件です。

(2).検索機能：日付・金額・取引先名などで検索できること

保存された電子データを迅速に抽出できる検索機能の確保も、見読可能性の要件の一つです。

原則として、以下の3つの項目で検索できることが求められます。

1. 取引年月日その他の日付により検索できること
2. 取引金額により検索できること
3. 取引先により検索できること

さらに、「優良な電子帳簿」の要件を満たすためには、以下の機能も必要とされます。

• 日付または金額の範囲指定により検索できること。
• 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること（例：A社との取引で、かつ金額が10万円以上のものを検索）。

ただし、税務調査の際に税務職員からの電磁的記録のダウンロードの求めに応じられるようにしている場合は、上記2つ（範囲指定と項目組合せ検索）の機能は不要となります。

(3).改ざん防止：タイムスタンプやシステム管理による真正性確保

データの真正性（データの信頼性）を確保するためには、改ざん防止の仕組みが必要です。

「優良な電子帳簿」として保存する場合、以下の要件を満たす必要があります。

1. 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実および内容を確認できるシステムを使用すること。
2. 通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合に、その事実を確認できるシステムを使用すること。
3. 電子化された帳簿の記録事項と、関連する他の帳簿（総勘定元帳と仕訳帳など）の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること。

一方、「その他の電子帳簿」（最低限の要件）として保存する場合、上記1と2の訂正・削除履歴や遅延入力の事実を確認できるシステム要件は不要とされています。最低限の要件は、見読可能性の確保と、システム関係書類の備え付け、そしてダウンロードの求めに応じることです。

(4).システム要件：会計ソフトやクラウドサービスの利用が推奨される

上記の複雑な要件を手動で管理するのは非常に困難です。そのため、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトやクラウドサービスの利用が強く推奨されます。

特に、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証を受けたソフトウェアは、電子帳簿保存法の要件を満たしていることが確認されているため、導入の際に参考にすると良いでしょう。

参照：国税庁電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】問7

4. メリット

電子帳簿等保存を導入することは、単なる法令遵守に留まらず、企業の業務効率と経営管理体制を大きく改善するメリットがあります。

(1).紙の保存スペース削減

紙の帳簿や書類を保存するために必要だったファイリングや、膨大な保管スペース、キャビネットのコストが不要になります。長期間（原則7年間）の保存義務がある中で、これによりコスト削減と紛失リスクの低減につながります。

(2).経理業務の効率化（検索性・在宅勤務対応）

電子データであれば、取引年月日、金額、取引先名といった検索要件を活用し、過去の書類を瞬時に見つけ出すことができます。

また、紙の書類を前提とした業務プロセスからの脱却は、経理業務のデジタル化（Digitalization）を促します。これにより、経理担当者の在宅勤務（テレワーク）が実現しやすくなります。

(3).データの一元管理による内部統制強化

システムを利用して電子保存することで、データの真正性が担保されます。書類の改ざんや差し替えといった不正行為のリスクが減少し、アクセス制限の設定と併せてセキュリティや内部統制の強化に繋がります。また、災害時などのデータ消失リスクも低減できます。

(4).インボイス制度や電子取引保存義務化との親和性

電子帳簿等保存の導入は、2024年1月1日から完全義務化された電子取引データ保存への対応をスムーズにする土台となります。

さらに、インボイス制度（適格請求書等保存方式）への対応とも深く関わっており、請求から支払い、会計・税務業務までをエンド・トゥ・エンドでデジタルデータ化する、より広範な業務効率化（DX）を推進する契機となります。

5. 注意点・リスク

メリットが多い電子帳簿等保存ですが、導入にあたってはいくつかの注意点とリスクを理解しておく必要があります。

(1).要件を満たさない保存は「電子帳簿保存法違反」となる可能性

電子帳簿等保存は任意制度ですが、導入した以上は定められた保存要件（真実性、可視性、検索性）を遵守しなければなりません。要件を満たさない保存方法が発覚した場合、青色申告の承認が取り消されたり、追徴課税が課されたりする可能性があります。

特に、「優良な電子帳簿」の要件をすべて満たし、事前に届出書を提出している場合、万が一申告漏れがあった際の過少申告加算税が5％に軽減される優遇措置がありますが、この要件を継続的に満たせないと、軽減措置が適用外となります。

参照：国税庁電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】問38

(2).税務調査時に提示できる体制整備が必要

税務調査の際には、税務職員からの求めに応じて、保存している電子データを速やかに提示・提出できる必要があります。

そのため、電子計算機処理システムの概要書や操作説明書を備え付け、電子帳簿の入力や訂正・削除の処理手順について、ワークフローの流れを説明できる体制を事前に整えておくことが重要です。

(3).システム障害やデータ消失へのバックアップ対策

データで保存するということは、システム障害やデータの誤削除・消失といったリスクと隣り合わせになります。

これらのリスクを防ぐため、クラウドサービス利用時であっても、定期的なバックアップ（外付けHDDや別のクラウドストレージなど、複数の媒体への保存）を行い、データ保全の体制を確立しておくことが不可欠です。

6. 実務対応のステップ

電子帳簿等保存をスムーズに導入するための具体的なステップは以下の通りです。

(1).現状の帳簿管理方法を確認

まず、自社で作成している帳簿や書類が電子的に作成されているか、手書きのものが混在していないか、現状の管理方法を洗い出します。紙ベースの業務プロセスがどこに残っているのかを特定し、電子化の対象とする帳簿・書類を明確にします。

(2).電子帳簿等保存を導入するか判断

電子帳簿等保存は任意制度です。 メリット（効率化、コスト削減）と、システム導入費用や運用ルールの策定にかかる工数を比較検討し、自社のリソース（人材、予算、時間）に合わせて導入するかどうかを判断します。特に中小企業や個人事業主にとって、導入メリットは大きいです。

(3).会計ソフト・クラウドサービスの選定

要件を容易に満たし、効率化を実感するためには、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトや文書管理システムの導入が最も簡単な方法です。 システム選定の際は、JIIMA認証の有無や、検索要件（日付・金額・取引先名）の対応状況、訂正・削除履歴が残る機能（優良帳簿を目指す場合）などをチェックしましょう。

(4).社内ルール・マニュアル整備

システム導入と並行して、電子帳簿の運用に関する社内ルールやマニュアルを整備します。

• 見読可能性を確保するためのディスプレイやプリンタの設置場所と操作手順。
• 「優良な電子帳簿」を目指す場合は、帳簿間の相互関連性を確保するための記録方法。
• 担当者、責任者、代行者の役割分担の明確化。

電子帳簿保存法に関する知識は、経理部門だけでなく、電子データに関わる全ての従業員に周知するための社内研修も重要です。

(5).税務署への事前承認は不要（改正後の簡素化ポイント）

2022年の税制改正により、電子帳簿等保存の導入にあたって、税務署長への事前の承認申請は不要となりました。この簡素化により、導入のハードルは大幅に下がっています。

ただし、「優良な電子帳簿」として過少申告加算税の軽減措置（5%軽減）の適用を受けたい場合は、帳簿の備付け開始前に、所轄税務署長等へ届出書を提出する必要があります。

7. まとめ

(1).電子帳簿等保存は「義務ではないが効率化に有効」な制度

電子帳簿等保存は、電子取引データ保存とは異なり、義務ではありません。しかし、この制度を活用することは、ペーパーレス化、経理業務の効率化、内部統制の強化など、事業の基盤を強化するための最も有効な手段の一つです。

(2).電子取引保存義務化との違いを理解することが重要

最も重要なのは、「電子帳簿等保存」（任意）「電子取引データ保存」（義務）親和性が高いため、セットで検討することで相乗効果が期待できます。

(3).中小企業や個人事業主でも導入メリットは大きい

「大企業向けの制度では？」と考える方もいるかもしれませんが、紙の管理の手間が大きな負担となっている中小企業や個人事業主こそ、導入のメリットが大きいと言えます。適切なシステムを導入し、要件に沿った運用体制を整えることで、過少申告加算税の軽減措置（優良な電子帳簿の場合）などの税制上の優遇も受けられます。